Como elegir a la wedding planner perfecta para tu boda

En este artículo te vamos a contar todo lo que necesitas saber para elegir a la wedding planner perfecta, lo vamos a dividir en dos secciones, que le debes preguntar y que cualidades debe tener.

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Confiarle la organización de tu boda a una wedding planner no es un asunto que se tome a la ligera -o no debería-. Puede que no tengas tiempo ni capacidad para poder montar algo grande, o simplemente necesites ideas de un especialista que sepa lo que se hace. No es mala idea y para eso están los wedding planner, pero ¿qué debe saber un profesional organizador de bodas para ser un buen organizador?

El lugar de la boda, los invitados, la distribución de las mesas, el catering, las flores, y el resto de cientos de asuntos que conlleva una boda. De todo esto y mucho más se encargan los wedding planer, y ahora llega la pregunta ¿Qué criterios debe contemplar un buen wedding planner?

No cualquiera vale para organizar fiestas, y mucho menos una boda. Esto es todo lo que un buen organizar de boda debe tener para estar tranquilas de que hemos puesto en buenas manos la organización de la ‘fiesta’ más especial de nuestra vida.

En primer lugar vamos a empezar por la cualidades que debe tener una buena Wedding Planner

Características de un buen wedding planner

1.Experiencia

‘La experiencia es la madre de la ciencia’, y está claro, cuantas más bodas haya preparado el wedding planner más capacidad de organización y de decisión tendrá. Sabrá que sí y que no, y el cómo no será un problema.

2.Flexibilidad

Los imprevistos están a la orden del día durante la organización de una boda. Que un wedding planner pueda ser flexible no solo con su tiempo, sino con las ideas -cambiantes o no- de la novia y el novio, mejor. Al final la boda es para ellos y un buen wedding planer ha de saber escuchar y conocer lo que quieren sus clientes.

4.Ha de dar confianza

Que se sepa desenvolver y lo demuestre es lo único que va a relajar al futuro matrimonio.

5.No plantea problemas sin tener ya las soluciones

Ha de saber manejarse ante cualquier adversidad o cambio de última hora. Si tiene un buen plan A montado, deberá asegurarse de tener un plan B y C en la retaguardia, al final un buen wedding planner ha de ser capaz de todo.

6.Capacidad de Gestión

No solo del tiempo y el timing, también debe manejarse bien en las gestiones financieras y los presupuestos. Saber administrarse será mejor para el/la organizador/a y para todos.

7.Conoce bien el mercado

Sabe de todos los proveedores que hay y está al día en las novedades en tendencias de boda, eventos, restaurantes y catering, detalles de boda

Una vez que tenemos que sabemos el wedding planner cumple con estos requisitos, vamos a pasar a las preguntas que debes hacerle antes de la contratación

  1. ¿Estás libre para mi fecha de boda?
  2. ¿Cuántas bodas preparáis para un mismo día?
  3. ¿Cuál es el presupuesto que manejáis para preparar una boda y cómo repercute en los novios?
  4. Ya tengo un presupuesto máximo. ¿Podréis organizar la boda de mis sueños con él?
  5. ¿Cuál es la forma de pago?
  6. ¿Hasta qué punto voy a participar de la organización de mi boda?
  7. ¿Qué servicios ofreces?
  8. ¿Estarás con nosotros el día de la boda? ¿Es un servicio incluido o se cobra aparte?
  9. ¿Ha trabajado con los proveedores que tienes en mente?
  10. ¿Podremos elegir a los proveedores que queramos o solo a aquellos con los que trabajas habitualmente?
  11. ¿Hay algún proveedor con el que tengas descuentos especiales?
  12. ¿Cómo se establece el contacto con los novios y el seguimiento de la organización?
  13. ¿Será necesario que nos reunamos con los diferentes proveedores?
  14. ¿Se hará cargo del diseño y de la decoración o habrá que contratar un decorador aparte?
  15. ¿Cuántos años de experiencia tienes en el sector?
  16. ¿Puedes enseñarme otros trabajos tuyos?
  17. ¿Organizas bodas en toda España?
  18. ¿Qué pasa si algo falla el día de la boda?

Chelo de Mis Secretos de Boda Events, wedding planner asentada en Almería, tiene claro qué deben preguntar las novias para acertar en la elección del servicio: “Es importante que el cliente se informe del precio final, pero principalmente de qué servicios ofrece ese profesional en cuestión, si estará el día de la boda, si se hará cargo también del servicio y la decoración y especialmente que valor añadido ofrece en comparación con los demás organizadores”.

1. ¿Estás libre para mi fecha de boda?: Ellos son los primeros que van a interesarse por este detalle, pero si no fuera así, no olvides preguntar si tienen disponibilidad para tu gran día. Enamorarte de un wedding planner y después descubrir que no podrá encargarse de tu boda te dejará muy mal sabor de boca al preparar tu enlace.

2. ¿Cuántas bodas preparáis para un mismo día?: Hay empresas de organización de eventos que tienen un gran equipo y pueden asumir varias bodas el mismo día. Si quieres que se dediquen en exclusiva a la tuya, debes aclarar este punto con ellos antes de comenzar los preparativos.

3. ¿Cuál es el presupuesto que manejáis para preparar una boda y cómo repercute en los novios?: Se trata de una pregunta importante, puesto que no todos los wedding planner funcionan del mismo modo a la hora de asignar sus tarifas. Algunos de ellos establecen un precio por sus servicios con independencia de cuáles sean los proveedores que tú escojas para tu enlace. En otros casos, no obstante, su forma de financiarse pasa por cobrar una comisión de cada uno de los servicios que tú contrates. Conocer cuál es el método de pago que van a aplicar en cada caso es fundamental para que no te lleves sorpresas a la hora de establecer tu presupuesto.

4. Ya tengo un presupuesto máximo. ¿Podréis organizar la boda de mis sueños con él?: Hay ocasiones en las que los novios llegan con muchas ideas y un presupuesto bastante cerrado para su boda. ¿Es posible tener la boda que siempre has querido ciñéndote a esos valores? ¿Pueden hacerla realidad? Aunque la mayoría de los profesionales de la organización de boda trabajan con presupuestos ajustados por los novios, nunca está de más saber si la cifra que tienes en mente y la idea de boda a la que has llegado son compatibles.
Cómo elegir wedding planner para tu boda
Foto: Instantánea Tomaprimera.

5. ¿Cuál es la forma de pago?: Al margen de cómo hayáis presupuestado la boda, ¿hay que adelantar algún porcentaje del dinero? ¿Se paga todo cuando la boda haya terminado? Son cuestiones que no deben quedar en el aire en la entrevista con tu wedding planner.

6. ¿Hasta qué punto voy a participar de la organización de mi boda?: Lo cierto es que, en este punto, la flexibilidad de los organizadores de bodas suele ser total para ajustarse a las necesidades de todas las novias: desde las que no quieren tener que tomar ninguna decisión, hasta aquellas que quieren ser partícipes de cada paso, pero que buscan la ayuda de un profesional para que el proceso de organización les resulte más sencillo. En cualquier caso, no está de más preguntarlo para que sepas qué tipo de organizadora de boda estás contratando.

7. ¿Qué servicios ofreces?: Y es que, en el mundo de los wedding planners, hay una gran variedad de posibilidades de cara a la contratación de la organización de tu boda. Cuando te entrevistes con tus potenciales elegidos, no dudes en preguntarles todas tus dudas en este sentido.

8. ¿Estarás con nosotros el día de la boda? ¿Es un servicio incluido o se cobra aparte?: Este es un aspecto que debes dejar claro con el profesional que contrates para que después no te lleves sorpresas ni haya malos entendidos.
Cómo elegir wedding planner para tu bodaPide cita para saber mucho más

9. ¿Ha trabajado con los proveedores que tienes en mente?: Si ya has empezado a pensar en tu boda y tienes algunos profesionales con los que te gustaría contar, no olvides preguntar si han trabajado con ellos, cómo es su relación o si ellos te recomiendan sus servicios para tu enlace.

10. ¿Podremos elegir a los proveedores que queramos o solo a aquellos con los que trabajas habitualmente?: Seguro que es otra de las preguntas que te vienen a la mente y es importante que resuelvas esa duda antes de trabajar con un wedding planner.

11. ¿Hay algún proveedor con el que tengas descuentos especiales?: Ahorrar en el presupuesto es algo que preocupa a todos los novios, por eso no es extraño que se te pase esta idea por la cabeza. Es otra de las preguntas que no debes dejar de hacer a la persona a la que quieres confiar la organización de tu enlace.

12. ¿Cómo se establece el contacto con los novios y el seguimiento de la organización?: Es importante que, antes de contratar a un wedding planner en concreto, tengas claro cómo se establece la información a los novios durante el proceso de organización de la boda. ¿Os reuniréis cada cierto tiempo? ¿Se os contactará por teléfono? Son cuestiones importantes que pueden hacer que te decantes por uno u otro profesional.

13. ¿Será necesario que nos reunamos con los diferentes proveedores?: Es otro aspecto importante de cara a conocer el modo en que trabaja el wedding planner que has elegido y algo que puede modificar vuestra decisión en función del grado de implicación que queráis tener en vuestra boda.

14. ¿Se hará cargo del diseño y de la decoración o habrá que contratar un decorador aparte?: Aunque no es lo habitual, puede haber profesionales que solo trabajen coordinando a los diferentes proveedores pero no se impliquen en el diseño de los espacios de tu boda. También es importante que aclares este punto antes de elegir quién te ayudará a organizar tu enlace.

15. ¿Cuántos años de experiencia tienes en el sector?: Te servirá para hacerte una idea de cuántas bodas ha organizado y lo que puede o no conocer el sector. Sandra de Zelevra, wedding planner afincada en Madrid, es experta en conseguir la distinción en cada una de sus celebraciones y personalizar al máximo cada uno de los detalles, su gran experiencia el avala.

16. ¿Puedes enseñarme otros trabajos tuyos?: Y es que, al final, una imagen vale más que mil palabras. No tengas miedo de pedir a tu wedding planner que te enseñe ejemplos de otras bodas que haya organizado. No solo te ayudará a hacerte una idea de cuál es el resultado de su trabajo, sino que además te puede dar ideas sobre lo que quieres y no quieres que haya en tu boda.

17. ¿Organizas bodas en toda España?: Si estás pensando en casarte en una ciudad diferente a aquella en la que vives y en la que te estás entrevistando con tu wedding planner, antes debes saber si para ella es viable organizar una boda en una ciudad que no es la vuestra. En la mayor parte de los casos no habrá problemas, pero puede que tenga costes añadidos o dificultades que debas conocer.

18. ¿Qué pasa si algo falla el día de la boda?: Aunque no es probable que eso suceda si cuentas con la ayuda de un profesional, no está de más hacer esta pregunta para saber cuál es su margen de reacción y maniobra ante imprevistos y qué posibles soluciones se plantearían.

Esperamos que esta Guía para elegir wedding planner para tu boda te ayude, y tu gran día sea como siempre lo has soñado.